So führen Sie Portal- und Collaboration-Lösungen auf Basis von Office 365 und SharePoint erfolgreich ein

Portal- und Collaboration-Projekte mit SharePoint sind in der Organisation prominent sichtbar (meist verknüpft im Intranet) und verändern die gewohnte Arbeitsweise der Mitarbeitenden. Wir erachten es deshalb als zentral, dass wir in enger Abstimmung mit dem Kunden arbeiten können und rasch Rückmeldungen von Vertretern der Benutzer erhalten. Neue Lösungen für die Zusammenarbeit auf Basis von Office 365 und SharePoint sollen nicht nur wahrgenommen werden, sondern auch das breite Publikum überzeugen, sobald diese produktiv geschaltet werden.

Für die erfolgreiche Einführung von SharePoint als Werkzeug für die Zusammenarbeit ist eine hohe Benutzerakzeptanz matchentscheidend. Diese kann erreicht werden, wenn im Vorfeld des Projekts die geeignete Einführungsstrategie entwickelt und bei der Umsetzung eingehalten wird.

Schlüsselelemente der Einführungsstrategie sind:

  • Strategie und gemeinsame Ziele entwickeln
  • Bewusstsein schaffen durch Kommunikation und internes Projektmarketing
  • Akzeptanz schaffen mittels Ausbildung und Training
  • Benutzerfreundliche Lösung und eine Informationsarchitektur entwickeln (Mehr Informationen dazu auf www.seamlesswork.com)

Die genannten Schlüsselelemente werden anschliessend detailliert beschrieben. Details und Spezialitäten der Einführungsstrategie von SharePoint erarbeiten wir zusammen mit dem Auftraggeber bei Projektbeginn.

Strategie und gemeinsame Ziele entwickeln

Im Projektteam, und bei Bedarf mit Einbezug der Vertreter der Anspruchsgruppen (Stakeholder), erarbeiten wir die Strategie und die Ziele des Projekts. Ziele können beispielsweise Optimierungen in den Bereichen Zusammenarbeit, Kommunikation, Mobilität, Suche, Lizenzkosten oder Systemwartung sein. Die Rollen, Aufgaben und Verantwortungen im Projekt werden bestimmt und zugewiesen, und das Vorgehen und der Zeitplan ausgearbeitet.

Bewusstsein schaffen durch Kommunikation und internes Projektmarketing

Stehen Strategie, Ziele, Vorgehen und Zeitplan fest, werden die von der Veränderung betroffenen Mitarbeitenden über das Vorhaben informiert. Dazu erarbeiten wir im Projektteam einen Kommunikationsplan, definieren die Kommunikationskanäle und den Kommunikationsrhythmus. Eine Kernaussage an die Mitarbeitenden kann sein, dass die geplanten Veränderungen in der Zusammenarbeit für alle Beteiligten ein Vorteil sind. Ebenso soll vermittelt werden, dass SharePoint nicht das Filesystem ersetzt. Auch die nachfolgenden Fragen sollten durch das Projektteam ausgearbeitet und kommuniziert werden:

  • Wie ist die heutige Situation und wie wird diese verbessert?
  • Welche Veränderung gibt es für die Mitarbeitenden?
  • Wie werden die Mitarbeitenden bei dieser Veränderung unterstützt?
  • Welche Einschränkungen gibt es?

Akzeptanz schaffen mittels Ausbildung und Training

Eine hohe Benutzerakzeptanz kann durch ein Ausbildungsangebot erreicht werden, welches die Mitarbeitenden beim Wechsel auf das neue System optimal unterstützt. Das Ausbildungsangebot kann die folgenden Aktivitäten beinhalten:

  • Schriftliche Anleitungen
  • Workshops
  • Individualschulungen und Coaching
  • Training grösserer Zielgruppen
  • Ausbildung Power-User
  • Videos

Das Ausbildungsangebot wird gemeinsam im Projektteam erarbeitet und in jedem Projekt individuell umgesetzt.

Benutzerfreundliche Lösung und Informationsarchitektur entwickeln

Die Informationsarchitektur hat zum Ziel, Inhalte effizient und auf eine nachhaltige Art und Weise zu organisieren, zu strukturieren und zu benennen. Informationen sollen von den Benutzern schnell gefunden werden, damit diese ihre Arbeit effizient und einfach ausüben können. Die Informationsarchitektur unterstützt Mitarbeitende dabei, zu verstehen, wo sie sich in der Webseite befinden, was sie gefunden haben, was sonst noch verfügbar ist und was sie erwarten können. Zur Entwicklung der Informationsarchitektur führen wir mit den Vertretern der Anspruchsgruppen Card Sort Workshops durch. Dabei werden durch die Vertreter der verschiedenen Anspruchsgruppen Inhalte nach vorgegebenen Kategorien oder frei nach Wahl erstellt. Die Navigation wird von den identifizierten Teilnehmergruppen abgeleitet. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, das geeignete Vorgehen zur Entwicklung der Informationsarchitektur zu wählen, Workshops zu organisieren und durchzuführen, und die Resultate mit Usability-Tests auf ihre Verständlichkeit und Durchgängigkeit zu prüfen. Dabei halten wir uns weitgehend an die Empfehlungen und Vorgehensmodelle von www.usability.gov

Fazit

SharePoint lässt sich nur dann erfolgreich als Plattform für die effiziente Zusammenarbeit einführen, wenn den Bedürfnissen der Anwender volle Aufmerksamkeit geschenkt wird. Die Einführungsstrategie richtet sich also immer nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, denn letztlich soll die Collaboration Plattform deren tägliche Arbeit maximal unterstützen und Abläufe in der Zusammenarbeit vereinfachen. Tut sie das nicht, wird sie gemieden und Anwender fallen zurück in das alte, kompliziertere Muster (beispielsweise werden Dokumente wieder via E-Mail versendet anstatt diese kurz freizugeben).

Die erfolgreiche Einführung von SharePoint ist aber letztendlich keine Hexerei und lässt sich einfach planen. Ohne den Einbezug der Benutzerbedürfnisse, ohne ausführliche Kommunikation der zu erreichenden Ziele und ohne Schulung wird die Einführung von SharePoint bestimmt zum Spiessrutenlauf für alle Beteiligten.