Mehr Zeit für die Betreuung Jugendlicher

Die Stiftung Albisbrunn setzt auf Cloud-Sourcing
mit Azure Infrastruktur und Office 365

Die seit 1924 bestehende Stiftung Albisbrunn unterstützt junge Menschen, die in ihrer Entwicklung gefährdet sind. 2015 bestand die Herausforderung, die zunehmenden IT-Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzudecken und gleichzeitig die Effektivität der eingesetzten Mittel zu erhöhen. Um die Anforderungen an die IT zu ermitteln, wurden Mitarbeiter-Interviews durchgeführt. Daraus resultierten Projekte, welche zusammen mit der GL geplant und in eine Roadmap übertragen wurden. In der Umsetzung wurden die Mitarbeitenden mit neuen Arbeitsgeräten mit Windows 10 und Office 365 ausgerüstet. Server und Applikationen wurden ins Microsoft Azure Datacenter verschoben. IT-Planung, Support, Betrieb und Wartung deckt AskMeWhy ab.
Fokus
IT-Roadmap
Azure IaaS
Migration
Betrieb
Jahr
2016
Industry
Bildung
Technologie
Azure IaaS
Azure Backup
Office 365
Exchange Online

Die Ausgangssituation

Die IT-Infrastruktur und die Arbeitsgeräte der Mitarbeitenden der Stiftung Albisbrunn sind in die Jahre gekommen und sollten erneuert werden. Zudem wünschen sich die Verantwortlichen mehr Transparenz über die eingesetzten Mittel in die IT. 2015 wurden wir von der Stiftung beauftragt, die Bedürfnisse an die IT abzuklären und die Erneuerung der IT-Infrastruktur zu planen.

Zur Abklärung der Mitarbeiteranforderungen und zur Wahrnehmung der IT im Betrieb, führten wir rund ein Dutzend Interviews mit Vertretern der verschiedenen Anspruchsgruppen der Stiftung, der Schul- und Berufsbildung, der Betriebe und der IT durch. Die Rückmeldungen zeigten, dass das IT-Team bezüglich Zusammenarbeit, Reaktionszeiten und Kompetenz sehr positiv wahrgenommen wurde. Während die Mitarbeiter vor Ort bzgl. Funktionalität zufrieden waren, wurden die Anforderungen der mobilen Mitarbeiter nur teilweise abgedeckt. Die IT-Infrastruktur und die Arbeitsgeräte wurden als veraltet und langsam wahrgenommen. Die IT-Aufwände wurden hoch eingeschätzt.

Die Lösung

Basierend auf den Resultaten der Interviews entwickelten wir zusammen mit der Geschäftsleitung eine Roadmap mit den Projekten zur Vereinfachung der IT. Nachdem verschiedene Entwicklungsvarianten detailliert verglichen wurden, entschieden sich die Verantwortlichen, zukünftig hauptsächlich Microsoft Cloud Services zu nutzen. Die Arbeitsplätze wurden anschliessend mit modernen und, wo sinnvoll, mobilen Arbeitsgeräten mit Windows 10 und Office 365 ausgerüstet.

Das E-Mail System basierend auf Microsoft Exchange wurde nach Office 365 migriert und durch Exchange Online Protection geschützt.

Zentrale Anwendungen wie Abacus (ERP), KABA Schliesssystem und das Case-Management Tool eCase wurden virtualisiert und ins Microsoft Azure Datacenter verschoben.

Auch die Backups werden in Azure ausgeführt. Planung und Umsetzung von IT-Projekten, IT-Betrieb und Support werden in Zusammenarbeit mit AskMeWhy abgedeckt.

Das Resultat

Auch nach Abschluss der Erneuerungsprojekte findet weiterhin eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in Albusbrunn statt, wodurch IT-Projekte heute frühzeitig identifiziert, die Kosten für die Umsetzung entsprechend budgetiert und die Priorisierung geklärt werden.

Durch den Wechsel auf Microsoft Cloud Services konnten die Kosten in der IT optimiert und so die Effektivität der eingesetzten Mittel gesteigert werden. Insgesamt sind die Ausgaben in der IT durch diese Schritte sehr viel transparenter geworden.Die neuen modernen Arbeitsplätze, sowie die neue gewonnene Mobilität, erlauben den Mitarbeitern agileres und flexibleres Arbeiten und verbessern die Zusammenarbeit.

Durch die Auslagerung von IT-Planung, -Betrieb und -Support an die Spezialisten von AskMeWhy bleibt den Verantwortlichen nun mehr Zeit, ihren Fokus wieder ganz auf die Jugendlichen in Albisbrunn zu richten.

«Ausschlaggebende Kriterien für AskMeWhy waren die hervorragenden, technischen Kenntnisse im Bereich Microsoft Cloud Technologien Office 365 und Azure, sowie das abgestimmte und pragmatische Vorgehen beim Sourcing unserer IT-Infrastruktur in der Azure Cloud.»

Ruedi Jans

Gesamtleiter Stiftung Albisbrunn

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