Mobiles und modernes Arbeiten bei der Rapp-Gruppe

AskMeWhy unterstützt bei der Planung einer Office 365 Roadmap und der anschliessenden Umsetzung

Modernes und mobiles Arbeiten bei der Rapp Gruppe

Im Herbst 2013 sollten die Arbeitsplätze der Rapp-Gruppe erneuert und das standortunabhängige Arbeiten dadurch erleichtert werden. AskMeWhy unterstützte Rapp während zwei Jahren von der Variantenbildung, über die umfassende Planung bis hin zur Einführung des neuen «Arbeitsplatz 2015». Mit der Migration von Office 2003 nach Office 365, dem Wechsel von Groupwise nach Outlook und dem Wechsel der Telefonie nach Skype for Business war der Impact für die Benutzer sehr gross und die Einführung entsprechend anspruchsvoll.

 

Fokus
Variantenentscheid
Entwicklung Projektplan
IT-Roadmap
Projektbegleitung und
Controlling
Unterstützung Einführung
und Projektkommunikation
Jahr
2013
Industry
Ingenieur- und Planungsunternehmen
Technologie
Office 365
Skype for Business

Die Ausgangssituation

Im 2013 stand die IT der Rapp Gruppe vor zwei Herausforderungen. Die Gruppe evaluierte verschiedene Standortvarianten. Je nach Szenario hätten bis zu 200 Mitarbeitende den Standort
gewechselt. Die Arbeitsplätze mussten vorbereitend standortunabhängig werden. Mit Office 2003 und GroupWise-Mail Client waren die Arbeits- plätze etwas in die Jahre gekommen. AskMeWhy wurde von Rapp eingeladen, die Ist-Aufnahme, den Variantenentscheid und die Projektbegleitung zu begleiten. In einem weiteren Schritt wurde die längerfristige Entwicklung der IT in Form einer Roadmap geplant und in den Budgetprozess integriert.

Die Lösung

Mit zwanzig Interviews von Mitarbeitenden verschiedener Teams wurde das Optimierungspotenzial der IT erarbeitet. Vor dem Hintergrund der geplanten Standortwechsel wurden vier Varianten für die zukünftige IT-Architektur und die Ausgestaltung des zukünftigen Arbeitsplatzes erarbeitet und bewertet.

Office 365 erreichte eine interessante Bewertung, wurde aber als sehr neu beurteilt. Mit einem Proof of Concept konnten praktische Erfahrung und Vertrauen geschaffen werden.

Nach dem Entscheid für Office 365 wurde in einer intensiven und detaillierten Phase die Umstellung sowie die Einführung in der gesamten Breite geplant. Die Umsetzung geschah in zwei Schritten (Office Suite und Mail) gefolgt von Skype for Business.

Das Resultat

Bezüglich der Umzugsplanung bestanden keine Einschränkungen mehr durch die IT.

Mit der Umsetzung des «Arbeitsplatz 2015» steht ein «State-of-the-Art IT-Arbeitsplatz» zur Verfügung. Wo erforderlich kann mobil gearbeitet werden. Der moderne Arbeitsplatz ist auch ein Pluspunkt bei der Rekrutierung.

Die neuen Zusammenarbeitsformen (Desktop-Sharing, Telefonkonferenzen, Chatfunktionen etc.) etablieren sich. Dasselbe gilt für die Nutzung von SharePoint und den weiteren Office 365 Services. Die Nutzungsszenarien sind dabei äusserst vielfältig.

Wohin als nächstes?

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