GL-Sitzungen in der digitalen Arbeitswelt

Die Mobiliar digitalisiert ihr Sitzungsmanagement mit dem Führungs-Cockpit auf Basis von SharePoint

Modernes Sitzungsmanagement mit dem FührungsCockpit von AskMeWhy

 

Bei der Mobiliar finden monatlich Geschäftsführungssitzungen statt. Für deren Vor- und Nachbereitung, benötigen die Teilnehmenden Zugriff auf die entsprechenden Dokumente und ReportsDies gestaltete sich mit dem bisherigen Filesystem schwierig. AskMeWhysollte deshalb das benutzerfreundliche FührungsCockpit(FüCoentwickeln. Dieses erlaubt den Benutzern über einen Single-Point-ofEntry einfach und von überall auf Dokumente und Reports aus Umsystemen zuzugreifen. Die Sortierung von Dokumenten nach Monaten und Jahren, sowie die Volltextsuche vereinfachen zudem das Auffinden von relevanten Unterlagen.
Fokus
Konzeption
Architektur
Software Entwicklung
Betrieb
Jahr
2018
Industry
Finanzdienstleister und Versicherer
Technologie
SharePoint 2016
AngularJS
.NET

Die Ausgangssituation

Bei der Mobiliar finden regelmässig Geschäftsführungssitzungen statt. Bisher waren die Unterlagen zur Sitzungsvor- und nachbearbeitung in einer Filestruktur organisiert, was die Handhabung der Sitzungsunterlagen schwierig gestaltete. Die Beteiligten wünschten sich deshalb einen Zusammenzug aller Dokumente, Reports und Referenz-Dokumente in einer Oberfläche. Diese sollte visuell ansprechend, selbsterklärend und benutzerfreundlich sein. Zudem sollte sie den einfachen Wechsel zwischen vergangenen, aktuellen und zukünftigen Sitzungen erlauben. Referenz-Dokumente, wie z.B. die Jahresplanung, sollten ohne Redundanzen bei allen Sitzungen automatisch für den Schnellzugriff angezeigt werden. Weiter sollten Reports zum jeweiligen Berichtsmonat mit der entsprechenden Berechtigungssteuerung angezeigt werden. AskMeWhy wurde deshalb damit beauftragt, das FührungsCockpit (FüCo) zu entwickeln.

Die Lösung

Innerhalb von sechs Wochen implementierten wir FüCo auf Basis der User Experience von Seamless. Entstanden ist ein visuell ansprechender und benutzerfreundlicher Single-Point-of-Entry, der dem Benutzer einen Schnellzugriff auf sämtliche Dokumente und Reports erlaubt. Dabei sind Volltextsuche, Filter nach Berichtsmonat und vier angebotene thematische Cards die zentralen Komponenten. Die FüCo Cards bieten dem Benutzer Apps, Sitzungsunterlagen, Referenzunterlagen und Informationen zu jeder GL Sitzung, sortiert nach Monat und Jahr. Reports werden über eine generische Schnittstelle von den Umsystemen in die Card eingebunden. Zusätzlich vereinfacht eine Volltextsuche das Auffinden von relevanten Unterlagen entsprechend der Berechtigungen der angemeldeten Person.

Das Resultat

FüCo als Single-Point-of-Entry erlaubt sowohl internen wie externen Benutzern, mit wenigen Klicks den Zugriff auf Umsysteme und relevante Dokumente – auch mobil via Tablet oder Telefon. Neu kann das Controlling Inhalte einfach hochladen und, nach entsprechender Freigabe, im entsprechenden Berichtsmonat bereitstellen. Referenz-Dokumente, die zu jeder Sitzung beigezogen werden, wie z.B. die Jahresplanung, stehen nun in allen relevanten Sitzungsräumen zur Verfügung, ohne Redundanzen oder Navigieren zwischen verschiedenen Speicherorten. Zudem können die Mitglieder von GL und VR mittels Volltextsuche und Sortierung nach Monat und Jahr einfacher auf Sitzungsunterlagen zugreifen. Über die Links-Card können sie neu auch direkt auf die aktuellen Reports aus den Umsystemen zugreifen. Insgesamt ist mit FüCo ein optisch ansprechendes, benutzerfreundliches Tool entstanden, das die Zusammenarbeit in GL und VR für Interne, wie für Externe vereinfacht.

Wohin als nächstes?

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